Guía para hacer un Organigrama

Una de las tareas habituales de los Ingenieros Industriales es la creación y/o modificación de los organigramas de una empresa. En este informe, expongo algunas pautas útiles tendientes a facilitar el desarrollo de esta tarea que aparenta sencilla pero que puede presentar ciertas dificultades si no se lo encara con determinados conocimientos previos.

Un organigrama muestra gráficamente las relaciones existentes entre las partes que componen la organización. Puede ser considerado como una herramienta a través de la cual pueden lograrse algunos de los siguientes objetivos: 

1. Mostrar las áreas de actividad que componen la organización. Esto permite a los miembros de la entidad visualizar su ubicación relativa a la misma. Facilita también una mejor definición de la distribución de las responsabilidades de los funcionarios. 
2. Analizar y evaluar estructuras y funciones vigentes y detectar, en consecuencias, deficiencias de estructuración.

Según el concepto de organigrama, este muestra: 

· La estructura de la organización 

· Los puestos de mayor y aun los de menor importancia 

· Las comunicaciones y sus vías 

· Los niveles y los estratos jerárquicos 

En forma general sirve para: 

• Facilitar al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. 
• Ayudar a descubrir posibles dispersiones, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles insuficientes o excesivos de supervisión y control. 
• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: 
• Los cargos existentes en la compañía. 
• Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. 

Ventajas y Desventajas de los Organigramas 

Ventajas Del Organigrama 

1. El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: 

2. Obliga a sus autores aclarar sus ideas. 

3. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía. 

4. Muestra quién depende de quién. 

5. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles. 

6. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. 

7. Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen. 

8. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización. 

9. La ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organización 

Desventajas Del Organigrama 

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

1. Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

2. La desventaja considerada más desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.